Jako maniak (freak) zarządzania zadaniami, organizacji i planowania w czasie, dzisiaj opowiem Wam o tym, jak najlepiej wybierać co jest priorytetem.
Prowadząc biznes, szkolenia, konsultacje z różnymi osobami czy też w życiu prywatnym, zauważyłam, że jedną z najtrudniejszych rzeczy dla ludzi jest wybieranie priorytetów.
Najczęściej używanym narzędziem do hierarchizacji jest macierz Eisenhower’a, którą Covey trochę przerobił na swoją modłę w swoich książkach, używając określeń: pilne/niepilne, ważne/nieważne.
Źródło: https://rafalruba.pl/macierz-eisenhowera/
Ta tabelka fajnie sprawdza się do uporządkowania zadań, ale nie daje moim zdaniem jednej rzeczy: nie daje nam kryterium, po jakim powinniśmy zdecydować, co jest ważne, a co nie. Tak jak jeszcze zadania pilne i niepilne możemy sobie podzielić pod kątem deadlinów, jakie mamy, tak już pod kątem, czy coś jest ważne czy jest mniej ważne, jest to dużo trudniejsze, bo tak naprawdę decydujemy sami.
W toku mojej pracy i miliona projektów, które robiłam (czy nadal robię), wypracowałam sobie swoją własną metodę, jak te projekty, czy zadania, uporządkować żeby wiedzieć, które powinny być dla nas ważne, a które nie. Dla ułatwienia będę dzisiaj mówić o całych projektach, ale możecie to przerzucić na proste zadania i do nich dobrać odpowiednie kryteria, które będą dla Was dobre. O co konkretnie chodzi?
Dla mnie najfajniejszą metodą, kiedy miałam za dużo zadań na głowie (nagrałam nawet wideo o tym, co zrobić kiedy macie taki chaos i natłok zadań, jak to uporządkować), było zdecydowanie co trzeba wyeliminować.
Jak to zrobić skoro wszystko wydaje się ważne – rzeczy prywatne i zawodowe i takie, które robiłam społecznie z pasji? Doszłam do wniosku, że muszę to sobie jakoś uporządkować, bo moja uwaga i moja miłość do tych różnych projektów była podzielona. To co zrobiłam, to bardzo prosta tabelka.
W pierwszej kolumnie wypisałam wszystkie projekty, jakie wtedy realizowałam. (Teraz takie tabelki robię co jakiś czas. Coraz rzadziej mi się to zdarza, bo raczej mam projekty bardziej uporządkowane i staram się je zamykać, ale jeżeli zdarza mi się taki moment, czy to chaosu, czy przełomowy, czy na przykład wpadnie nagle dużo nowych zleceń, czy nowych projektów, to też jest to dobry sposób, żeby to uporządkować). Było to: Kobiecy Lublin, Świat Coachingu, szkolenia, które prowadziłam. Teraz już nawet nie pamiętam wszystkich, ale było tego bardzo dużo. Wtedy też, już jedna książka była wydana, drugą książkę pisałam. Chodzi mi tutaj o to, żeby pokazać, że były to bardzo różne projekty, jeśli chodzi o ich realizację.
Kolejnym etapem jaki zrobiłam, to zaczęłam zastanawiać się, co jest ważne dla mnie w tych projektach. Dla mnie osobiście, jedną z najważniejszych rzeczy jest to czy dany projekt sprawia mi przyjemność, więc jednym z kryteriów, jakie sobie wpisałam na górze tabeli, był właśnie fun, zabawa. Czy przy tym projekcie będę się dobrze bawić?
Były też rzeczy takie bardzo konkretne i stricte biznesowe. Na przykład, czy dany projekt w ogóle daje jakiekolwiek pieniądze? Czy daje te pieniądze jednorazowo czy cyklicznie? Bo na przykład projekt który robię – spotkanie Kobiecego Lublina, nie dawał dużych pieniędzy.
Ważną kwestią jest też określenie sobie, jaki poziom pieniędzy Wam to daje i na przykład, ustalenie co oznacza dla nas małe, średnie, duże wynagrodzenie? Żeby nie wpisywać tego aż tak konkretnie, tylko dać jakiś maksymalnie trzystopniowy poziom oceniania danej rzeczy, a najlepiej jakby był dwustopniowy. Czyli pozostając przy przykładzie projektu spotkań Kobiecego Lublina. Po pierwsze, wkładałam w nie energię. Po drugie pieniądze, które z niego były nie były za duże i były jednorazowo.
Dla przykładu projekt Kobiecego Lublina, w który wkładałam swoją energię i pieniądze, ale zwrot z tej inwestycji nie dawał dużych pieniędzy.
A na przykład stworzenie książki powodowało, że będzie ona cyklicznie sprzedawana, więc raz włożona praca dawała pieniądze cyklicznie. Wtedy jako kryterium też było to dla mnie ważne. Zresztą nadal jest.
Kolejna rzecz. Czy jeżeli wkładam pracę w projekt to czy on jest jednorazowy czy też jest cykliczny? Znowu tutaj wracamy. Przeprowadzenie szkolenia jest to rzecz jednorazowa, ale już nagranie szkolenia na wideo będzie rzeczą, którą jak robicie raz, to potem może dla Was pracować przez dłuższy okres czasu albo można ją wykorzystać cyklicznie.
Kolejne rzeczy, które brałam pod uwagę, to czy dany projekt, w danej chwili jest spójny z budowaniem mojego wizerunku i mojego brand’u, w takim kierunku, jakim chcę go budować. Czyli na przykład, czy wideo, które nagrywam, jeśli chodzi o recenzje książki, czy takie wideo self-publishingowe, jest spójne z tym, że prowadzę wydawnictwo i prowadzę kursy z tej tematyki. Natomiast jeśli chodzi o wideo dotyczące organizacji czasu to nagrywam trochę jako taką ciekawostkę i bardziej jako podzielenie się moją sprawdzoną, wypracowaną strategią. Bardziej nagrywam je hobbystycznie i po to, żeby się podzielić z moimi znajomymi tą strategią, bo wiem jak ona u mnie fajnie zadziałała.
Zobaczcie, że te kryteria mogą być bardzo różne! Wymieniłam tylko kilka. Mogą to być też na przykład: poziom zysku jaki daje Wam projekt albo to co ja sobie jeszcze wpisywałam, jak dużo czasu zajmie jego ukończenie. Zarówno pod kątem roboczogodziny jak i przedziału czasowego. Jeśli w książkę muszę zainwestować 40 godzin to dodatkowo te 40 godzin będzie rozłożone na 3 miesiące. Dla mnie to były dwa różne kryteria. Czyli dany projekt będzie się ciągnął 3 miesiące, ale roboczogodzin mam 40. Natomiast zorganizowanie szkolenia będzie trwało 2-3 tygodnie i wymaga ode mnie łącznie 20 roboczogodzin. Zobaczcie, jak już te dwa kryteria różnicują nam czas i energię wkładaną w dany projekt.
To, co jeszcze sobie wpisywałam to czy część rzeczy mogę zlecić komuś innemu, czy wszystko muszę wykonać sama. Czy będzie to coś kosztowało, czy będzie to kosztowało tylko moje roboczogodziny? Na przykład rzeczy związane ze Światem Coachingu. Jeśli wymagały pracy programisty, to musiałam dopisać koszt dodatkowy tych rzeczy. Jeżeli to dotyczyło tylko mojej pracy to wtedy wpisywałam koszt zerowy, a moim kosztem były roboczogodziny, żeby nic tutaj już nie dublować.
Dużo tego wymieniam, ale chcę Wam dać różnego rodzaju przykłady tych kryteriów, żebyście też mogli dobrze ocenić swoje projekty. Też jednym z takich elementów była dla mnie moja misja. Czyli nie tylko element zabawy, nie tylko element tego, czy buduje to mój brand, ale na ile jest to spójne z tym, co chcę robić. Nie tylko pod kątem samego wizerunku i postrzegania mnie, ale bardziej pod kątem tego, jak ja sama siebie postrzegam. Na przykład spotkania Kobiecego Lublina przez długi czas wpisywały się właśnie w taki nurt. Niezależnie od tego, że tak naprawdę były robione po kosztach i nie były spójne z tym, co robię bezpośrednio zawodowo.
Taki podział, takie rozpisanie wszystkich projektów w kolumnie i nazwanie ich odpowiednimi kryteriami pozwala Wam ocenić każdy projekt przez pryzmat każdego z tych kryteriów. Może się okazać, że kryteriów wypiszecie bardzo dużo i kiedy zaczniecie projekty oceniać, to się okaże, że niektóre projekty (i również kryteria), są dla was mniej ważne, a niektóre istotniejsze. Tak jak już mówiłam, u mnie bardzo ważny był fun i jeżeli się okazywało, że któryś z tych projektów nie daje mi przyjemności przy jego realizacji, to byłam w stanie zrezygnować z niego nawet, jeśli w perspektywie czasu dawał mi pieniądze czy też budował mój wizerunek. Ale może dla Was teraz najważniejsze będą szybkie zyski, a może na odwrót. Może chcecie w tej chwili budować coś, co da zyski w przyszłości. Tu też zastanówcie się, co na ten moment jest dla Was ważne.
Tak samo możecie oceniać pojedyncze zadania, właśnie pod tym kątem. Czyli nie tylko całe projekty, a również jak dane zadanie wpisuje się w jakąś moją długoterminową wizję. Albo w moje trochę dłuższe plany. Czy daje mi zysk już teraz, bo dotyczy sprzedaży mojego produktu? Czy też jest dopiero budowaniem społeczności, która potem może będzie zainteresowana kupieniem czegoś? Tutaj przykładem może być chociażby robienie wideo. Ja to sobie oceniam tak jak wspomniałam już wcześniej, starałam się wybrać dwie, trzy oceny. Na przykład zabawa – czy dobrze się przy tym bawię? Tak – nie. Po prostu. Tak zero jedynkowo.
Jeśli chodzi o koszt czy zyski, które z tego wychodziły, starałam się nie określać tego liczbami, bo to komplikowało całą tabelkę, ale bardziej oceniać pod kątem „mało-średnio-dużo” albo „mało-dużo”. Dając sobie jakąś granicę, ale żeby była ona ustalona. Na przykład: mało to jest poniżej 500 zł, a dużo powyżej 500 zł.
Wiem, że to może jest takie nieprecyzyjne, ale patrzcie, jest bardziej precyzyjne niż „ważne czy nieważne.” Powiem Wam, że starałam się nadać temu jakąś punktację, żeby zobaczyć, które rzeczy mi wychodzą i bawiłam się wtedy w oznaczanie kolorami. Jak miałam dużo rzeczy na „tak”, miałam dużo pozytywnych odpowiedzi typu: mało czasu, potencjalnie duży zysk, daje mi fun, buduje moją markę. Nagle się okazywało, że wszystkie te pola wychodziły mi na zielono! Czyli fajnie! Jedziemy z tym projektem! Ale jeżeli okazywało się, że tych pól zielonych jest dwa, a głównie są pola czerwone, to był dla mnie sygnał, że albo należy zmienić założenia projektu, tak żeby dawał mi więcej przyjemności, albo żeby był bardziej dochodowy, albo żeby wymagał ode mnie mniej czasu, albo że to jest najwyższy czas żeby z tego projektu czy tego zadania zrezygnować.
Drugim krokiem do takiego ogarnięcia chaosu i natłoku obowiązków jest podzielenie projektów i zrezygnowanie z niektórych z nich, lub przeformułowanie ich tak, żeby bardziej pasowały pod moje potrzeby i pod moje kryteria naprawdę bardzo dużo mi dały.
Teraz już znacznie rzadziej używam tego narzędzia, bardziej mam tak, że wracam sobie do niektórych kryteriów jeśli mam wątpliwości co do danego projektu lub jeśli planujemy kolejne nowe zadania i zastanawiamy się czy warto je w ogóle rozpoczynać. Tak chociażby było z moim wyzwaniem nagrywania 100 wideo w 2019 roku, kiedy sobie postanowiłam, że zrobię je pod kątem nagrywania recenzji książkowych i tematów związanych z self-publishingiem, których jeszcze nie poruszyliśmy.
Po pierwsze ten projekt pasował mi do rzeczy, które robię biznesowo, wspiera nasze osmpower.pl, po drugie, tworzy materiały, które zostają na dłużej. Czyli jedno moje nagranie, zainwestowane 5-10 minut będzie sobie żyło potem. Jest to dla mnie bardzo ważne. Po trzecie, tutaj akurat kryterium finansowe – nie przynosi w tej chwili pieniędzy, bo bezpośrednio nie przekłada się to na finanse od razu, ale potencjalnie, nagrywając recenzje książek, wspieram też sprzedaż w osmpower. I tak jak mówię, jakby nie jest to w tym momencie kluczowym argumentem.
Robię rzeczy, które lubię, natomiast zadania, które w okół wideo są obowiązkowe, na przykład montaż wideo, czy też publikowanie, mogę wydelegować na inne osoby i to był dla mnie bardzo ważny argument i decyzja, że teraz się tego podejmuję. Prawdopodobnie, gdybym musiała sama montować wideo to prawdopodobnie bym się nie zdecydowała.
I jeszcze jeden argument, który był u mnie ważny, i może dla wielu z Was też będzie istotny, a o którym jeszcze nie powiedziałam. Jak to się zgrywa z moim stylem życia i z tym, co się w moim życiu w tej chwili dzieje. U mnie teraz jednym z argumentów jest Oliwia i jeśli jest coś, co mogę robić w przerwach między spędzaniem czasu z dzieckiem, to to robię. Nie może być na odwrót. Czyli to nie jest tak, że nagrywam wideo, a w przerwach spędzam czas z dzieckiem, nie! Ja spędzam czas z dzieckiem, a w przerwach, kiedy mała śpi, mogę chociażby nagrywać wideo. To był dla mnie najważniejszy argument, że akurat w to mogę się zaangażować.
Takie są moje kryteria oceniające projekt. Mam nadzieję, że to pomoże Wam fajnie uporządkować swoje zadania. Mam nadzieję, że skorzystacie z tego w swojej pracy. Wiem, że moim koleżankom, które też zajmują się wieloma projektami i działają biznesowo w internecie ta rada nie raz już pomogła także to nie jest tak, że mówię tylko ze swojego doświadczenia, również z obserwacji wielu innych osób.